Rejestracja samochodu dla firmy - Kompletny przewodnik
Firma świadczy usługi w zakresie akcyz, rejestracji samochodów i ubezpieczenia. Profesjonalne doradztwo i szybka obsługa.
Zadzwoń do nas
Napisz do nas
kontakt@akcyzawarszawa.pl
Ubezpiecz samochód razem z Akcyzawarszawa.pl
Zakres Usług
Akcyza za samochód
Rejestracja samochodu
Ubezpieczenia
Tłumaczenia dokumentów
Opinia rzeczoznawcy
W prowadzeniu własnej działalności gospodarczej często niezbędne jest posiadanie samochodu służącego celom firmowym. Wiele osób zastanawia się, jak przebiega proces rejestracji samochodu na firmę oraz jakie korzyści płyną z takiego posunięcia. W niniejszym artykule przybliżamy krok po kroku procedurę rejestracji samochodu dla firmy, opisujemy wymagane dokumenty oraz opłaty. Dodatkowo, zachęcamy do skorzystania z usług naszej firmy akcyzawarszawa.pl, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie pośrednictwa w opłaceniu akcyzy oraz rejestracji samochodów dla klientów.
1. Kto może zarejestrować samochód na firmę?
1.1. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) nie mogą zarejestrować samochodu bezpośrednio na swoją firmę, ponieważ tego rodzaju podmioty nie posiadają osobowości prawnej. W takim przypadku właściciel JDG rejestruje samochód na swoje dane osobowe. Mimo to, istnieje możliwość zaliczenia pojazdu do ewidencji środków trwałych oraz poddania go procesowi amortyzacji, nawet jeśli w dowodzie rejestracyjnym nie widnieje pełna nazwa firmy.
1.2. Spółki prawa handlowego
W przypadku spółek prawa handlowego, takich jak spółka akcyjna czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, możliwa jest rejestracja samochodu na firmę, gdyż te podmioty posiadają osobowość prawną.
2. Samochód jako firmowy środek trwały
2.1. Wymagania
Aby samochód można było zakwalifikować jako firmowy środek trwały, musi spełniać następujące wymogi:
- stanowić własność lub współwłasność podatnika,
- być nabytym lub wytworzonym we własnym zakresie,
- być kompletnym i zdatnym do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- przewidywany okres użytkowania wynosi więcej niż rok,
- być wykorzystywanym przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
2.2. Procedura wprowadzenia samochodu jako środka trwałego
Właściciel firmy może wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych poprzez złożenie wniosku o wpis do ewidencji środków trwałych w urzędzie gminy lub miasta, gdzie znajduje się siedziba firmy. Na podstawie wartości początkowej samochodu oraz wybranej metody amortyzacji, przedsiębiorca ustala plan amortyzacji, na podstawie którego comiesięczne odpisy amortyzacyjne będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
3. Zakup samochodu firmowego - dokumentacja
Przedsiębiorca ma prawo wprowadzić samochód zarejestrowany na swoje dane jako środek trwały do firmy. W takim przypadku dokumentem zakupu może być:
- faktura VAT - w przypadku zakupu od firmy będącej czynnym podatnikiem VAT,
- faktura VAT marża - w przypadku zakupu od firmy będącej czynnym podatnikiem VAT sprzedającej samochody używane,
- faktura bez VAT - w przypadku zakupu od firmy korzystającej ze zwolnienia z VAT,
- umowa kupna-sprzedaży od prywatnej osoby fizycznej.
3.1. Wprowadzenie samochodu do firmy
Właściciel firmy może wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych, jeśli spełnia wymienione powyżej kryteria. Uwzględniając wartość początkową samochodu oraz wybraną metodę amortyzacji, przedsiębiorca ustala plan amortyzacji, na podstawie którego comiesięczne odpisy amortyzacyjne będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
4. Rejestracja samochodu na firmę - krok po kroku
4.1. Wykupienie polisy OC
Przed złożeniem wniosku o rejestrację samochodu na firmę, konieczne jest wykupienie ubezpieczenia OC. Jeżeli pojazd przejmujemy od poprzedniego właściciela, warto wtedy upewnić się, czy poprzednia polisa jest jeszcze ważna.
4.2. Wypełnienie wniosku o rejestrację pojazdu
W pierwszej kolejności należy pobrać i wypełnić wniosek o rejestrację samochodu. Wniosek powinien zawierać następujące dane:
- imię i nazwisko – właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej lub wspólnika spółki cywilnej,
- nazwa firmy będącej właścicielem pojazdu – spółki posiadającej osobowość prawną,
- miejscowość i data sporządzenia wniosku,
- adres siedziby firmy lub miejsca zamieszkania właściciela,
- numer PESEL lub REGON,
- nazwa i miejscowość urzędu rejestrującego,
- rodzaj i przeznaczenie pojazdu,
- marka, typ i model samochodu,
- rok produkcji,
- numer silnika,
- dotychczasowy numer rejestracyjny – jeśli dotyczy,
- numer VIN lub numer nadwozia,
- numer karty pojazdu – jeśli została wydana,
- lista załączonych dokumentów,
- litery do zamieszczenia na indywidualnej tablicy rejestracyjnej – jeśli przedsiębiorca o nią wnioskuje.
Wniosek o rejestrację nowego auta należy złożyć jeszcze przed jego wyjazdem z salonu. Jeżeli natomiast kupujemy używany samochód w Polsce lub sprowadzamy pojazd z zagranicy, wtedy należy zgłosić chęć jego zarejestrowania w terminie 30 dni od daty zakupu lub sprowadzenia.
4.3. Skompletowanie wymaganych dokumentów
Razem z wnioskiem o rejestrację samochodu na firmę należy złożyć komplet wymaganych dokumentów. Jeżeli zostały sporządzone w języku obcym, trzeba wtedy dołączyć je razem z ich tłumaczeniem na język polski przez tłumacza przysięgłego lub konsula.
Wymagane dokumenty to:
- karta pojazdu – jeżeli została wydana,
- dowód własności samochodu – np. faktura lub umowa sprzedaży,
- zaświadczenie lub inny dokument potwierdzający ważne badanie techniczne pojazdu,
- dowód rejestracyjny i dotychczasowe tablice rejestracyjne – w przypadku używanego pojazdu, który już wcześniej został zarejestrowany. W dowodzie powinien znajdować się termin ważności badania technicznego,
- potwierdzenie wszystkich wniesionych opłat – należy je uregulować przed rejestracją,
- wydane przez producenta pojazdu świadectwo zgodności WE, krajowe świadectwo zgodności lub dopuszczenie indywidualne/jednostkowe pojazdu – w przypadku nowych samochodów,
- dowód odprawy celnej – jeżeli pojazd został sprowadzony z kraju spoza Unii Europejskiej,
- potwierdzenie zapłaty akcyzy lub dokument stwierdzający brak takiego obowiązku – dotyczy aut używanych sprowadzanych z zagranicy,
- dowód wniesienia opłaty recyklingowej – w przypadku pojazdów sprowadzanych do Polski przed 1 stycznia 2016, które wcześniej nie były rejestrowane.
Należy również przygotować do wglądu następujące dokumenty:
- dowód osobisty lub paszport – w przypadku, gdy wniosek składa osoba fizyczna,
- wypis z rejestru sądowego oraz numer REGON – w przypadku spółek prawa handlowego,
- umowa polisy OC,
- zaświadczenie o wpisie do rejestru CEIDG oraz umowa spółki cywilnej (jeśli dotyczy),
- pisemne pełnomocnictwo wraz z dokumentem tożsamości pełnomocnika – jeżeli został wyznaczony.
4.4. Wniesienie opłat
Przed złożeniem wniosku, należy uregulować wszystkie niezbędne opłaty. W przypadku nowego samochodu kupionego w Polsce lub używanego od polskiego właściciela, całkowity koszt rejestracji wyniesie 180,50 złotych. Jeżeli rejestrujemy pojazd, który poprzedni właściciel zarejestrował w tym samym powiecie, wtedy nie musimy wymieniać tablic rejestracyjnych ani płacić za komplet nalepek rejestracyjnych – całkowity koszt rejestracji wyniesie dzięki temu 81 złotych.
Najwięcej (256 złotych) należy zapłacić rejestrując samochód sprowadzony z zagranicy. Przedsiębiorca ponosi wówczas dodatkowo opłatę za kartę pojazdu w kwocie 75 złotych + 0,50 groszy opłaty ewidencyjnej. Dodatkowo może zostać naliczona opłata recyklingowa w kwocie 500 złotych.
Poszczególne opłaty są następujące:
- dowód rejestracyjny lub jego wtórnik – 54 złote,
- komplet nalepek legalizacyjnych – 12,50 złotych,
- nalepka kontrolna na przednią szybę – 18,50 złotych,
- karta pojazdu lub jej wtórnik – 75 złotych,
- standardowe tablice rejestracyjne – 80 złotych,
- pozwolenie czasowe – 13,50 złotych lub 1,5 zł w przypadku samochodu już zarejestrowanego w tym samym powiecie,
- indywidualne tablice rejestracyjne – 1000 złotych (jeśli o nie wnioskujemy),
- upoważnienie – 17 złotych (jeśli został wyznaczony pełnomocnik),
- opłata ewidencyjna – 50 groszy osobno za wydanie tablic rejestracyjnych, karty pojazdu, dowodu rejestracyjnego, nalepki kontrolnej oraz pozwolenia czasowego.
Płatność można wnieść w kasie urzędu lub wykonując przelew na jego numer rachunku bankowego.
4.5. Złożenie wniosku w urzędzie
Wniosek należy złożyć w wydziale komunikacji starostwa powiatowego, urzędu gminy (w przypadku miast na prawach powiatu) lub urzędu dzielnicy w Warszawie. Zarejestrować pojazd może właściciel firmy (samochodu) lub reprezentujący ją pełnomocnik. Jeżeli do pojazdu są przypisani współwłaściciele, wtedy powinni oni być obecni w urzędzie podczas rejestracji.
4.6. Odbiór pozwolenia czasowego (etap nieobowiązkowy)
Właściwy dowód rejestracyjny zostanie wyprodukowany maksymalnie do 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. Jeżeli przedsiębiorca potrzebuje w tym okresie poruszać się po drogach publicznych, może złożyć wniosek o wydanie pozwolenia czasowego.
4.7. Odbiór właściwego dowodu rejestracyjnego
Kiedy dowód rejestracyjny zostanie już wyprodukowany, wtedy będzie można odebrać go w urzędzie.
5. Podsumowanie
Rejestracja samochodu na firmę jest możliwa dla przedsiębiorców prowadzących spółki prawa handlowego, natomiast osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólnicy spółek cywilnych muszą zarejestrować samochód na swoje dane osobowe. W obu przypadkach istnieje możliwość wprowadzenia samochodu jako środka trwałego oraz odliczenia podatku VAT oraz kosztów eksploatacyjnych.
Zachęcamy także do skorzystania z usług naszej firmy akcyzawarszawa.pl, która oferuje profesjonalne wsparcie w zakresie pośrednictwa w opłaceniu akcyzy oraz rejestracji samochodów dla klientów. Dzięki naszemu doświadczeniu i wiedzy, proces rejestracji samochodu na firmę będzie o wiele prostszy i bardziej efektywny.
Potrzebujesz więcej wiedzy?
