Meldunek to nie jest „magiczna karta pobytu” ani prawo do mieszkania. To po prostu wpis w ewidencji: gdzie realnie mieszkasz. Najczęściej ludzie wykładają się na 3 rzeczach: brak podpisu właściciela, brak papieru do lokalu i wiara, że da się wszystko zrobić online (dla obywateli Ukrainy zwykle się nie da). Dobra wiadomość: procedura jest prosta, a jak właściciel robi problemy — jest legalna ścieżka „bez jego podpisu”.

Źródła do sprawdzenia (nazwy usług): Gov.pl: “Zamelduj się na pobyt stały lub czasowy (dla cudzoziemców)”, Gov.pl: “Obowiązek meldunkowy – informacje”, oraz lokalnie np. Warszawa 19115: “Zameldowanie na pobyt czasowy cudzoziemców”.

Minimalistyczna infografika 1080x1350 o meldunku dla Ukraińca w Polsce (2026): u góry tytuł, w środku ikona tarczy z checkiem, niżej cztery karty (co przygotować, gdzie załatwić, terminy, najczęstsze wtopy), na dole hasło „Meldunek = porządek w papierach, nie prawo do mieszkania.” i stopka o lokalnych wymaganiach urzędu.

Najważniejsze w 60 sekund (12 punktów)

Jeśli jesteś obywatelem Ukrainy i planujesz pobyt w PL dłużej niż 30 dni — meldunek Cię dotyczy.
Termin dla cudzoziemców spoza UE/EFTA: najpóźniej w 4. dniu od zamieszkania w danym lokalu.
Nie jesteś z UE/EFTA? Zwykle nie zameldujesz się przez internet — dokumenty pobytowe musisz pokazać w urzędzie.
Meldunek robi się w urzędzie gminy/dzielnicy właściwym dla adresu.
Wypełniasz formularz: “Zgłoszenie pobytu czasowego” albo “Zgłoszenie pobytu stałego”.
Potrzebujesz paszportu + dokumentów pobytowych (w zależności od sytuacji).
Potrzebujesz też „papieru do mieszkania”: umowa najmu/użyczenia albo dokument właściciela (tytuł prawny).
W normalnym trybie właściciel/podmiot z tytułem prawnym potwierdza na formularzu, że mieszkasz w lokalu.
Jeśli właściciel odmawia — nadal możesz złożyć meldunek + oświadczenie dlaczego nie masz dokumentów, a urząd może zrobić postępowanie i wydać decyzję.
Sam meldunek jest bezpłatny.
Zaświadczenie: na pobyt czasowy bywa 17 zł (warianty zależą od urzędu/trybu).
Urzędnik zwykle melduje od razu po przyjęciu zgłoszenia (gdy wszystko gra).

Tabela: scenariusz → co przygotować → gdzie i jak → ile trwa

Scenariusz	Co przygotować	Gdzie i jak	Ile trwa
A) Wynajem z umową, właściciel współpracuje	paszport + umowa najmu + formularz	urząd gminy/dzielnicy (zwykle osobiście)	zwykle od ręki
B) Pokój/podnajem, właściciel niechętny	paszport + to co masz (np. podnajem) + formularz	urząd; możliwa ścieżka „problem z zameldowaniem”	od ręki albo po postępowaniu
C) U rodziny/znajomych (użyczenie)	paszport + umowa użyczenia / potwierdzenie tytułu prawnego gospodarza + formularz	urząd gminy/dzielnicy	zwykle od ręki
D) Brak umowy / częste zmiany / krótko	paszport + realny adres pobytu + formularz + oświadczenie (jeśli brak podpisu/tytułu)	urząd; możliwa decyzja administracyjna	zależy od wyjaśniania

Różnice między urzędami: część miast opisuje ścieżkę i „zaświadczenie do odbioru” w swoich poradnikach (np. Warszawa 19115), ale i tak obowiązuje reguła: obywatel Ukrainy zwykle załatwia meldunek w urzędzie, nie klikaniem online.

Definicje po ludzku

Pobyt czasowy vs stały

Pobyt czasowy: mieszkasz gdzieś „na jakiś czas” (ale realnie pod tym adresem).
Pobyt stały: to Twój główny adres pobytu w PL.

Możesz mieć jednocześnie jeden meldunek stały i jeden czasowy pod różnymi adresami (to normalne).

Adres zamieszkania vs adres zameldowania

Adres zamieszkania: gdzie faktycznie mieszkasz (tu i teraz).
Adres zameldowania: co masz wpisane w rejestrze.Czasem to się pokrywa, a czasem nie (np. pracujesz w Warszawie, meldunek stały masz gdzie indziej).

Obywatelstwo vs status pobytu (UKR / karta pobytu)

Dla meldunku kluczowe jest nie „jakie obywatelstwo”, tylko czy jesteś z UE/EFTA czy spoza i jak legalnie przebywasz. Dla obywateli spoza UE/EFTA (czyli większość Ukraińców) urzędy wymagają pokazania dokumentów pobytowych osobiście, dlatego meldunek online zwykle odpada.

Kiedy meldunek realnie się przydaje (8–12 przykładów)

Załatwianie spraw w urzędzie miasta/gminy (często proszą o potwierdzenie adresu).
Szkoła/przedszkole (rejonizacja / dokumenty dziecka).
Lekarz / przychodnia (czasem proszą o adres do deklaracji).
Bank (KYC, adres korespondencyjny; czasem proszą o potwierdzenie).
ZUS/urzędy przy wnioskach i korespondencji.
Umowy: internet/telefon/energia (adres do umowy i korespondencji).
Rejestracja auta / ubezpieczenia (adres właściciela i korespondencja).
Spokojna korespondencja urzędowa — żeby pisma nie ginęły.
Niektóre świadczenia i sprawy rodzinne (adres w papierach).
Sprawy „profilowe” na gov (czasem weryfikacje danych w rejestrach).

Scenariusze A–D (kroki + dokumenty)

A) Wynajem z umową + właściciel współpracuje

Kroki:

Pobierz i wypełnij formularz: “Zgłoszenie pobytu czasowego” albo “Zgłoszenie pobytu stałego”.
Weź paszport + dokumenty pobytowe, które potwierdzają legalny pobyt (zależnie od sytuacji).
Weź umowę najmu (to Twój tytuł prawny do lokalu) albo inny dokument wskazany na Gov.pl.
W urzędzie składasz zgłoszenie — urzędnik zwykle melduje od razu.

Dokumenty – checklista:

paszport,
umowa najmu,
formularz meldunkowy,
ewentualnie pełnomocnictwo (jeśli ktoś działa za Ciebie).

B) Wynajem pokoju / podnajem + właściciel niechętny

Tu problemem jest zwykle to, że osoba, z którą masz umowę, nie jest właścicielem i nie chce/nie może potwierdzić meldunku.

Kroki (uczciwie, bez kombinowania):

Zbierz, co masz: umowę podnajmu, potwierdzenia płatności, korespondencję — cokolwiek, co pokazuje, że realnie tam mieszkasz.
Złóż formularz meldunkowy w urzędzie gminy/dzielnicy.
Jeśli nie masz podpisu/tytułu — dołącz oświadczenie, dlaczego nie masz wymaganych dokumentów.
Urząd może wszcząć postępowanie i ustalić, czy mieszkasz w lokalu; jeśli tak — może wydać decyzję o zameldowaniu.

Dokumenty – checklista:

paszport,
formularz,
cokolwiek potwierdzające faktyczny pobyt,
oświadczenie do urzędu (dlaczego brak podpisu/tytułu).

C) Mieszkasz u rodziny/znajomych (użyczenie)

Kroki:

Formularz pobytu czasowego/stałego.
Paszport.
Gospodarz pokazuje tytuł prawny do lokalu (np. własność / umowa) albo przedstawiasz umowę użyczenia — zależnie od urzędu. Gov.pl wskazuje, że potrzebny jest dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (Twój lub właściciela/podmiotu).
Składasz w urzędzie — zwykle od ręki.

D) Brak umowy / krótkoterminowo / częste zmiany adresu

Najważniejsze: meldunek jest adreso-zależny. Jak zmieniasz adres co miesiąc, to i tak nie warto udawać stałości.

Kroki – legalnie:

Jeśli wiesz, że pobyt w PL nie przekroczy 30 dni — meldunek nie jest wymagany (typowy przykład z Gov.pl: urlop).
Jeśli mieszkasz gdzieś realnie dłużej — meldujesz się tam, gdzie faktycznie mieszkasz.
Gdy nie masz papierów od właściciela — składasz zgłoszenie + oświadczenie, a urząd może zrobić postępowanie i wydać decyzję.
Przy zmianie miejsca: dbasz, żeby w papierach/umowach podawać adres do korespondencji, żeby listy nie ginęły (to często ważniejsze niż „idealny” meldunek).

Dokumenty – gotowa checklista (żeby nie biegać 2 razy)

Zawsze:

paszport (albo inny dokument podróży),
wypełniony formularz: „Zgłoszenie pobytu czasowego” / „Zgłoszenie pobytu stałego”.

Do lokalu (co najmniej jedno):

umowa najmu / użyczenia (tzw. umowa cywilnoprawna),
albo dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela/podmiotu (np. odpis KW),
plus potwierdzenie pobytu przez właściciela/podmiot na formularzu (w standardowym trybie).

Gdy działa pełnomocnik:

pisemne pełnomocnictwo (urzędy wymagają formy pisemnej).

Procedura krok po kroku (w praktyce)

Ustal, czy chcesz pobyt czasowy czy stały.
Wypełnij formularz (urzędnik też może go wydrukować z systemu, ale lepiej przyjść gotowym).
Idź do urzędu gminy/dzielnicy z dokumentami.
Urzędnik sprawdza i — jeśli wszystko gra — melduje od razu.
Jeśli chcesz papier: poproś o zaświadczenie o zameldowaniu.

Online (uczciwie):

Gov.pl wprost ostrzega: jeśli nie jesteś obywatelem UE/EFTA (i nie jesteś członkiem rodziny), nie zameldujesz się przez internet, bo dokumenty pobytowe musisz pokazać w urzędzie.
Miasta (np. Warszawa) czasem opisują kanał „przez gov.pl”, ale to nie znosi powyższego ograniczenia dla obywateli spoza UE/EFTA.

Opłaty:

Zameldowanie: bezpłatne.
Zaświadczenie: na Gov.pl jest wskazanie, że zaświadczenie o pobycie czasowym może kosztować 17 zł (i kolejne również). Różnice bywają lokalne, więc sprawdź konto/opłatę na stronie swojej gminy.

Najczęstsze problemy i rozwiązania (12+)

Właściciel odmawia podpisu → składasz zgłoszenie + oświadczenie; urząd może zrobić postępowanie i decyzję.
Brak umowy najmu → patrz wyżej; bez fikcji, ale z oświadczeniem i dowodami pobytu.
Podnajem/pokój → właściciel nie chce „bo podatki” — tłumacz: meldunek to ewidencja, nie automatyczne zgłoszenie najmu (nie obiecuj cudów, ale uspokój).
Błędny adres / brak numeru lokalu → popraw w papierach; urząd często nie przepuści zgłoszenia bez precyzyjnego adresu.
Mylenie meldunku z prawem do lokalu → meldunek nie daje prawa do mieszkania (to częsty mit).
“Zrobię online” → dla obywateli Ukrainy zwykle nie; trzeba iść do urzędu z dokumentami pobytowymi.
Kto melduje dziecko → rodzic/opiekun wykonuje obowiązek meldunkowy za dziecko.
Częste przeprowadzki → pilnuj adresu do korespondencji i aktualizacji, bo inaczej korespondencja „zniknie”.
Brak zaświadczenia → jeśli bank/urząd chce papier, poproś o zaświadczenie przy meldunku (czasem płatne).
Pełnomocnik “załatwi” bez papieru → nie; pełnomocnictwo pisemne.
Niepewność co do pobytu 30 dni → jeśli wiesz, że pobyt ≤30 dni, Gov.pl mówi, że nie musisz się meldować.
Urząd prosi o oryginały (gdy dajesz skany) → możliwe; urzędnik może poprosić o oryginały do wyjaśnienia wątpliwości.

3 sytuacje z życia (krótkie)

Bank zablokował konto “do czasu potwierdzenia adresu”Klient miał umowę najmu, ale nie wziął zaświadczenia o zameldowaniu. Wrócił do urzędu po papier (17 zł) i temat się zamknął.
Właściciel “boi się meldunku, bo podatki”Najczęściej to strach z internetu. Meldunek to ewidencja ludności, nie „automatyczny donos”. Jeśli właściciel i tak odmawia — masz ścieżkę administracyjną bez jego podpisu.
Częste przeprowadzki i chaos w korespondencjiKtoś zmieniał pokoje co miesiąc i ignorował aktualizacje. Pisma zaczęły wracać, a proste sprawy urzędowe się wydłużały, bo “nie można doręczyć”.

FAQ (15 pytań)

1) Czy meldunek dla Ukraińca jest obowiązkowy?Jeśli mieszkasz w PL i Twój pobyt przekracza 30 dni, temat meldunku Cię dotyczy. Dla cudzoziemców spoza UE/EFTA termin to najpóźniej 4. dzień od zamieszkania w lokalu.

2) Czy muszę się meldować, jeśli jestem w Polsce krócej niż 30 dni?Gov.pl podaje wprost: jeśli wiesz, że pobyt nie będzie dłuższy niż 30 dni (np. urlop), nie musisz się meldować.

3) Czy mogę zameldować się online (gov.pl/ePUAP)?Jeśli nie jesteś z UE/EFTA (czyli większość Ukraińców), Gov.pl ostrzega, że nie zameldujesz się przez internet, bo dokumenty pobytowe trzeba pokazać w urzędzie.

4) Czy właściciel musi mnie zameldować?W standardzie właściciel/podmiot z tytułem prawnym potwierdza na formularzu, że mieszkasz w lokalu. Jeśli odmawia — nadal możesz złożyć zgłoszenie, a urząd może ustalić stan faktyczny i wydać decyzję.

5) Czy mogę się zameldować bez umowy najmu?Czasem tak: składasz zgłoszenie + oświadczenie, czemu nie masz wymaganych dokumentów, i urząd może prowadzić postępowanie. To nie jest “gwarant”, ale jest legalna ścieżka.

6) Czy meldunek daje prawo do mieszkania?Nie. Meldunek to ewidencja, a prawo do lokalu wynika z umowy/własności/decyzji, nie z wpisu meldunkowego.

7) Co to jest “tytuł prawny do lokalu”?Najczęściej umowa najmu, użyczenia albo dokument właściciela (np. odpis z księgi wieczystej). Gov.pl podaje przykłady dokumentów akceptowanych jako potwierdzenie tytułu prawnego.

8) Jak zameldować pobyt czasowy?Wypełniasz “Zgłoszenie pobytu czasowego”, idziesz do urzędu gminy/dzielnicy z dokumentami i składasz zgłoszenie. Urzędnik zwykle melduje od ręki.

9) Jak zameldować pobyt stały?Analogicznie, tylko formularz “Zgłoszenie pobytu stałego”.

10) Czy mogę mieć meldunek stały i czasowy jednocześnie?Tak — można mieć jednocześnie jeden stały i jeden czasowy pod różnymi adresami.

11) Ile kosztuje meldunek?Samo zameldowanie jest bezpłatne.

12) Ile kosztuje zaświadczenie o zameldowaniu?Gov.pl wskazuje 17 zł m.in. za zaświadczenie przy pobycie czasowym (i kolejne). Różnice organizacyjne bywają lokalne — sprawdzasz na stronie swojej gminy.

13) Ile to trwa?W typowej sytuacji urzędnik melduje od razu po przyjęciu zgłoszenia. Jeśli jest spór o lokal/dokumenty, może być postępowanie.

14) Jak zameldować dziecko?Obowiązek meldunkowy za dziecko wykonuje rodzic/opiekun.

15) Czy muszę się wymeldować przy przeprowadzce?W praktyce można często załatwić wymeldowanie “przy okazji” nowego meldunku (urzędy to przewidują).